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背景调查（又称证明材料核查）是由独立专业机构依托权威数据源，通过咨询求职者的证明人、曾就职单位、教育机构等对象，以合法的途径和方式对被调查人提交的个人背景信息进行核查比对并形成背景调查报告，以辅助委托调查人验证其真伪，具有补充选拔过程中不足的资料和有助于证实或取得关于候选人资料的功能，是一种能直接证实候选人事实信息的有效方法。[2]大多用于调查中层以上的管理人员或关键职位的人员。[3]
背景调查的类型包括：向证明人核实、核实凭证以及核实是否需要培训。[1]调查的主要方式有：档案查询、电话调查、当面访问、发调查发函和委托调查公司调查等。[1]调查的内容主要包括学历情况调查和经验情况调查。[4]背景调查的一般流程为：明确调查方向、确定调查的强度、确定调查内容、要求应聘者签名同意、选择调查方式并培训调查员，核对材料及通过网络调查等。[5]背景调查的强度取决于招聘职位本身的职责水平。[2]
背景调查可以帮助组织做出正确的录用决策，但须合法正当地获取、使用背景调查信息。公民权利受到法律保护，组织要注意背景调查的方式方法，切不可侵犯应聘者的隐私权等。[1]
定义
背景调查是由独立专业机构依托权威数据源通过合法的途径和方式对被调查人提交的个人背景信息进行核查比对并形成背景调查报告，以辅助委托调查人验证其真伪。通过咨询求职者的证明人、曾就职单位、教育机构等对象，核查候选人背景资料和证明材料的真实性和有效性。[2]为了用人的安全起见，几乎所有的雇主都会设法验证应征者的背景资料，并向有关人员查询。背景调查的强度取决于招聘职位本身的职责水平。[3]背景调查大多用于调查中层以上的管理人员或关键职位的人员。
调查目的
背景调查的目的是获得拟录用人员全面的工作经历、过往工作业绩以及诚信程度等信息，核实应聘者所提供资料的真伪，进而预测应聘者在组织未来可能取得的工作业绩。[3]
调查类型
背景调查的调查类型包括：向证明人核实、核实凭证以及核实是否需要培训。[1]
向证明人核实
询问熟悉应聘者工作情况的人员，重点关注其工作能力、性格与道德品质等信息，以判断应聘者是否适合工作岗位。[1]
核实凭证
核实最高学位、执业资格证书及其他能力水平证书等，同时可进行更详尽的调查，如犯罪记录、征信信息等方面。[1]
核实是否需要培训
招聘人员了解应聘者的优点和缺点有助于判断是否需要培训，从而降低时间成本，提高组织生产效率。最好的方式是咨询应聘者在前工作单位的直属领导。[1]
调查方式
背景调查的主要方式有：档案查询、电话调查、当面访问、发调查发函和委托调查公司调查等。[1]
档案查询
中国拥有系统、严格的人事档案管理制度，档案中个人基本资料、教育与就业等情况的记录比较准确，但查询档案审批程序复杂严格，有可能影响背景调查的效率。[1]
电话调查
电话调查要先设计调查问卷，然后要培训调查员，再确定被访问者方便接受访谈的时间。在电话调查中，调查员要根据调查问卷的内容进行询问，同时记录下被访者的回答。电话调查法具有简便易行、省时价廉的优点，是目前使用较多的方式之一。[1]
当面访问
人力资源部门访问人员经培训后，携带调查问卷去往各个调查点，按照调查要求对所选择人员进行访问，并记录下被访者的回答与反应。这种方式与被访者有正面接触，往往能得到有关应聘者道德品质等有价值的信息。其主要优点是调查质量较高，调查回答率高；缺点是耗时较长，费用高，且需要对访问员进行培训。[1]
发函调查
发函调查包括填写调查问卷和证明人撰写评论信两种方式。人力资源部门的调查人员把调查问卷或恳请对应聘者给予评论的书面材料邮寄给证明人或推荐人，待其完成问卷作答或评论信后寄回组织的人力资源部门。总体来说，发函调查法系统性强，效率较高，缺点则是回复率较低。[1]
委托调查公司调查
人力资源部门可选定一家调查公司，提出调查纲要和具体要求，双方签订合同，调查公司在约定日期前交付调查信息。该方式的优点是方便快捷，但是调查公司良莠不齐，目前规模大且运行良好的公司相对较少，且价格较高。此种方式成功的关键是选择一家合适的调查公司。[1]
调查内容
背景调查的内容主要包括学历情况调查、经验情况调查。[4]
学历情况调查
学历情况调查可以通过毕业院校的校务处、档案馆、教务处进行查询，也可以通过中国高等教育学生信息网进行查询。[4]
经验情况调查
经验情况调查主要通过应聘人提供的电话或电话系统查询原工作单位人事部门电话，核实工作期限、任职部门、职位、工作表现、离职原因、有无违约等情况，也可以向原工作单位发《背景问询函》。[4]
招聘负责人须对背景调查的渠道（电话、联系人等）、背景调查结果作如实记录，并及时将调查结果反馈至用人部门。背景调查记录随面试意见表等一同存入员工在司档案。[4]
调查流程
背景调查的一般流程有以下内容：明确调查方向、确定调查的强度、确定调查内容、要求应聘者签名同意、选择调查方式并培训调查员，核对材料及通过网络调查等。[5]
明确调查方向
确定调查的强度
组织应根据自身规模、实力决定员工背景调查的强度：员工背景调查的强度取决于空缺职位承担的职责，责任较大的岗位要进行准确、详细的调查，尤其是招聘中高层管理人员及从事关键岗位工作的人员。
确定调查内容
通过工作分析确定调查内容：对于不同的工作岗位，要根据其不同的工作性质确定调查重点。员工背景调查的内容一般包括教育背景和薪资水平等，有些可以直接从互联网上获取，有些可以联系应聘者原单位取得。对于特别重要的岗位，可以走访应聘者原单位的人力资源部门。
要求应聘者签名同意
调查前，组织应以书面的形式要求应聘者签名同意对其进行员工背景调查，每人可提交3~5名证明人或推荐人及其联系方式。书面声明应当存档。
选择调查方式
选择合适的调查方式：组织采用的调查方式越多样，联系的证明人越多，被蒙蔽的可能性就越小，出现误判的概率就越小。在合理控制招聘成本的前提下，组织应至少选择两种调查方式。
培训调查员
对调查员进行培训：调查员的工作对于背景调查的成败至关重要。调查员仅需询问工作相关问题，尽可能使用公开的信息来客观评价应聘者的工作情况和道德品质，并以书面形式记录调查过程，最后把收集的所有材料整理归档。
核对材料
核对应聘者提交的材料与背景调查得到的信息是否一致，如有偏差，需要对相关内容进行核实。如果最后做出不录用的决定，需要告知应聘者被拒绝的缘由。
通过网络调查
网络调查是重要的辅助工具：对于学历、发表的文章及获奖证明等，通过网络调查均能获得较为准确、可靠的信息。
作用
核实应聘者所提供资料的真伪并了解其他重要信息。应聘者为了扩大其被录用的机会，提交给组织的信息并不一定准确，如夸大在原单位取得的成绩等，而实施背景调查以核实这方面的关键信息。通过背景调查还可了解应聘者在原单位的人际关系、合作精神等信息。[3]核查应聘者有无严重过失或违纪行为。应聘者在简历中或工作申请表中往往不会主动暴露犯过的严重错误、违纪或者被开除的经历。如果招聘的员工有这些经历而组织不知情，则可能面临巨大的风险。通过背景调查，组织了解到的信息可避免风险隐患。[3]预测应聘者在组织中未来可能取得的工作业绩。应聘者的申请表和简历是其自己描述的经历和业绩，这对组织招聘来说只能起参考作用。组织要深入了解应聘者真实的工作能力，进行背景调查是一种非常有效的方法。组织通过背景调查，可以获得第三方对应聘者业绩和能力的评价，据此推测应聘者将来在工作中的表现及其未来工作的成就。[3]
意义
背景调查是组织获取应聘者真实信息的重要手段，许多组织重视对应聘者的背景调查，甚至不惜花费重金聘请专业中介机构调查。背景调查的意义有以下几个方面：[1]
通过背景调查核实个人简历中的信息（包括教育背景、工作经历、奖项证书等），以验证应聘者所提供的信息是否属实，因为有些信息很难在面试过程中辨识确定。如果应聘者提供虚假信息，组织很有可能无法获得合适人选，同时挫伤内部员工的积极性，给组织造成损失。[1]应聘者的简历一般不会反映曾经犯下的较为严重的错误或是曾经被除名的经历。组织如果录用此类员工，无疑是有风险的，因此要通过背景调查了解应聘者以往工作中有无违纪等风险事件，了解其道德品质，降低录用风险。[1]通过背景调查发现应聘者简历以外的信息，通过询问应聘者前工作单位，可以了解应聘者的组织协调、人际沟通及团结协作等能力，也能掌握一些简历上未体现的个性、技能及工作习惯等方面的信息。[1]应聘者之前的工作业绩是预测其未来绩效最有效的参考依据。通过应聘者前工作单位领导或是学校导师，能够了解应聘者的具体表现，预测其在岗位上的表现，发掘应聘者的潜能，从而制订出个性化的职业生涯发展规划，或是提供适当的培训机会。这有利于组织对人才结构进行有效的调整，使组织与个人实现共赢。[1]
参考资料 5
- 参考 1
- 参考 2
- 参考 3
- 参考 4
- 参考 5